TSE eingebaut, Bondrucker läuft — und trotzdem fehlt bei vielen Betrieben ein Schritt: die Meldung der Kasse über ELSTER. Was Gastronomie und Handel seit 2025 melden müssen und wann.
Die meisten Gastronomen und Händler, mit denen wir sprechen, haben das Kassenthema abgehakt: TSE ist drin, der Bon kommt raus, der Steuerberater hat nichts gesagt. Was dabei regelmäßig untergeht, ist die Meldung der Kasse an das Finanzamt. Die ist keine Formalie, die “irgendwann mal” kommt — sie ist seit 2025 Pflicht, und die ersten Fristen sind abgelaufen.
Vorweg: Das hier ist keine Steuerberatung. Wir richten Kassen ein und kennen die Stolperstellen aus der Praxis. Ob und was in Ihrem Fall zu melden ist, klären Sie verbindlich mit Ihrem Steuerberater.
Was ohnehin schon gilt
Zur Einordnung, was seit Jahren feststeht:
- TSE-Pflicht seit 2020. Elektronische Kassen müssen jede Buchung über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) absichern. Eine Kasse ohne TSE ist kein Graubereich, sondern ein Mangel.
- Belegausgabepflicht. Zu jedem Geschäftsvorfall wird ein Beleg ausgegeben — auf Papier oder elektronisch. Ob der Gast ihn mitnimmt, ist seine Sache.
- Kassen-Nachschau. Das Finanzamt kann unangekündigt vorbeikommen und sich die Kassenführung ansehen. Wer dann erst die Zugangsdaten zur Kassen-Software suchen muss, fängt schlecht an.
Was neu ist: die Mitteilungspflicht
Nach § 146a Abs. 4 AO müssen elektronische Aufzeichnungssysteme mit TSE dem Finanzamt mitgeteilt werden. Die Fristen:
- Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
- Kassen, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden.
- Die Außerbetriebnahme einer Kasse ist ebenfalls innerhalb eines Monats mitzuteilen.
Gemeldet wird über ELSTER — entweder per Formular in Mein ELSTER oder über die ERiC-Schnittstelle direkt aus einer Software heraus. Papier oder ein Anruf beim Finanzamt reichen nicht.
Der letzte Punkt wird fast immer vergessen: Wer die alte Kasse gegen eine neue tauscht, hat zwei Meldungen zu machen, nicht eine.
Wo es in der Praxis schiefgeht
- Niemand weiß, wer melden soll. Der Kassenhändler geht davon aus, dass der Betrieb meldet. Der Betrieb geht davon aus, dass der Händler das erledigt hat. Am Ende hat es keiner getan.
- Die Daten fehlen. Für die Meldung braucht man unter anderem Angaben zur Kasse und zur TSE, etwa Seriennummern und Anschaffungsdatum. Wenn der Lieferschein weg ist und das Gerät hinter der Theke verschraubt, wird das zur Suche.
- Zusatzgeräte werden übersehen. Ein zweites Kassenterminal, ein mobiles Bestellgerät mit eigener Buchungsfunktion — was als eigenes Aufzeichnungssystem zählt, sollte man mit dem Steuerberater durchgehen, statt es zu raten.
- Der Tausch ist undokumentiert. Die alte Kasse steht im Keller, abgemeldet wurde sie nie.
Wie wir das angehen
Bei der Einrichtung einer Kasse gehört für uns die Dokumentation dazu: welches Gerät, welche TSE, welche Seriennummern, wann angeschafft, wann in Betrieb genommen. Das ist genau das, was man für die Meldung braucht — und für die Kassen-Nachschau.
Ein Beispiel aus unserer Arbeit ist das Restaurant Karawane in Wuppertal: TSE-Kasse mit zwei Bondruckern, Getränke laufen automatisch an die Theke, Speisen in die Küche. Das Routing ist der Teil, den der Gast merkt. Die saubere Dokumentation dahinter ist der Teil, der bei einer Prüfung zählt.
Unser Fazit
Eine Kasse ist nicht fertig, wenn der erste Bon rausläuft. Fertig ist sie, wenn die TSE aktiv ist, die Belege stimmen, die Meldung beim Finanzamt raus ist und jemand weiß, wo die Unterlagen liegen. Wer unsicher ist, ob seine Kasse gemeldet wurde, sollte das jetzt mit dem Steuerberater klären — nicht erst, wenn jemand vom Finanzamt im Laden steht. Und wenn die Kasse selbst das Problem ist: Schreiben Sie uns.
