Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025. Ab 2027 wird es für viele Unternehmen ernst beim Ausstellen — und ein PDF per Mail ist dann keine Rechnung mehr, die zählt. Was jetzt zu tun ist.
“Wir verschicken doch längst PDFs, das ist doch elektronisch.” Diesen Satz hören wir zur E-Rechnung am häufigsten — und er ist falsch. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers ohne Abtippen verarbeiten kann. Wer diesen Unterschied bis Ende 2026 nicht in seinen Prozessen abgebildet hat, bekommt ein Problem, das sich nicht mit einem neuen Rechnungslayout lösen lässt.
Vorweg: Das hier ist keine Steuerberatung. Es ist die Sicht von jemandem, der die technische Seite umsetzt. Welche Fristen konkret für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater — und zwar bevor Sie Software kaufen.
Die Fristen, nüchtern betrachtet
Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) gilt:
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Formal reicht dafür ein E-Mail-Postfach — verarbeiten müssen Sie die Datei trotzdem.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, deren Vorjahresumsatz über 800.000 € lag.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle.
Bis dahin sind in der Übergangszeit Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt — ein PDF allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
Heißt übersetzt: Wer 2026 über 800.000 € Umsatz macht, hat nur noch wenige Monate. Und wer darunter liegt, hat ein Jahr mehr — aber keinen Grund, es zu verschenken.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind in der Praxis zwei Formate relevant:
- XRechnung — reines XML, für Menschen ohne Viewer nicht lesbar. Standard gegenüber öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD — ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Normkonform ab Version 2.0.1, allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Die enthalten zu wenige Daten, um als E-Rechnung zu gelten.
Was keine E-Rechnung ist: ein PDF aus Word, ein eingescannter Beleg, ein Foto der Rechnung. Egal, wie ordentlich es aussieht.
Wo es in der Praxis hakt
Die Formate sind nicht das Problem — die gibt es fertig. Schwierig wird es an den Stellen, an denen Rechnungen entstehen:
- Rechnungen kommen aus mehreren Systemen. Der Onlineshop schreibt eigene Rechnungen, die Fachanwendung auch, und ein Teil entsteht als Word-Vorlage. Jede dieser Quellen muss E-Rechnungen erzeugen können — oder an eine zentrale Stelle übergeben.
- Stammdaten sind unvollständig. Eine E-Rechnung verlangt saubere Pflichtfelder. Fehlende Kundenadressen, uneinheitliche Einheiten oder Freitext-Positionen fallen bei der Validierung auf, nicht beim Versand.
- Der Eingang landet im Postfach — und bleibt dort. Wer XML-Rechnungen ausdruckt oder das mitgeschickte PDF abheftet, verschenkt den eigentlichen Vorteil: die automatische Übernahme in die Buchhaltung.
- Niemand ist zuständig. Buchhaltung denkt, die IT kümmert sich. Die IT denkt, die Buchhaltungssoftware kann das. Der Steuerberater wurde nicht gefragt.
Was jetzt zu tun ist
Die Reihenfolge, die sich bei uns bewährt hat:
- Mit dem Steuerberater klären, ab wann die Ausstellungspflicht für Sie greift und wie Rechnungen künftig an ihn übergeben werden.
- Alle Rechnungsquellen auflisten — Shop, Warenwirtschaft, Fachanwendung, Vorlagen, Abo-Abrechnung. Erst dann weiß man, wie groß das Projekt wirklich ist.
- Pro Quelle entscheiden: Kann das System E-Rechnungen nativ erzeugen, reicht ein Update, oder braucht es eine Schnittstelle?
- Den Eingang automatisieren — E-Rechnungen aus dem Postfach abholen, validieren und in die Buchhaltung übergeben, statt sie zu drucken.
- Mit echten Rechnungen testen, gegen einen Validator und mit einem Kunden, der mitspielt. Nicht erst im Dezember.
Genau an dieser Stelle setzen wir mit E-Rechnung & Schnittstellen an: Rechnungen aus Shop und Fachanwendung normkonform erzeugen, eingehende E-Rechnungen weiterverarbeiten, alles angebunden an die Buchhaltung, die Sie schon haben.
Unser Fazit
Die E-Rechnung ist kein Formatwechsel, sondern ein Prozesswechsel. Wer sie als “neues PDF” behandelt, wird Ende 2026 hektisch Einzellösungen zusammenstecken. Wer jetzt seine Rechnungsquellen kennt und mit dem Steuerberater die Fristen geklärt hat, macht daraus eine Automatisierung, die sich auch ohne gesetzlichen Druck rechnen würde. Wenn Sie wissen wollen, wo Sie stehen: Termin vereinbaren — ein Gespräch reicht meist für eine ehrliche Einschätzung.
