Maßgeschneiderte Business-Plattform für ein Buchhaltungs-Büro

Buchhaltung lebt von Genauigkeit, Vertraulichkeit und Wiederholbarkeit. Bei einem Büro, das mehrere Standorte koordiniert und sowohl Mitarbeitende als auch Kunden in ein gemeinsames System bringen will, multipliziert sich der organisatorische Aufwand schnell. Für die HSB GmbH haben wir eine zentrale Plattform entwickelt, die genau diese Komplexität bändigt.

Ausgangslage

Verteiltes Arbeiten über mehrere Standorte mit klassischen Insellösungen — separate Tools für Akten, Kommunikation, Datenaustausch und Routineprozesse. Das Ergebnis:

• Doppelte Datenpflege zwischen Standorten
• Medienbrüche zwischen Telefonie, Banking, Kalender und Akten
• Unklare Verantwortlichkeiten bei standortübergreifenden Mandaten
• Manueller Mehraufwand bei wiederkehrenden Routineaufgaben

Es brauchte eine zentrale Anwendung, die die tägliche Arbeit über alle Standorte hinweg bündelt — ohne dabei den DSGVO-Anspruch oder die Mandanten-Trennung aufzuweichen.

Lösung

Wir haben eine mandantenfähige Web-Plattform entwickelt, die das Tagesgeschäft der HSB GmbH zentral abbildet:

Strukturell

• Rollenbasierte Bereiche für Mitarbeitende und Kunden in einer gemeinsamen Anwendung — jeder sieht und kann genau das, was seine Rolle vorgibt
• Mandanten-Trennung auf Datenbank- und Berechtigungsebene
• Standortübergreifende Sicht für Mitarbeitende mit entsprechenden Rechten

Integriert

• Anbindung an bestehende Telefonie-Infrastruktur mit Zuordnung eingehender Anrufe zu Mandanten
• Banking-Integration für den automatischen Abgleich von Zahlungseingängen
• Kalender-Synchronisation (CalDAV/iCal) für Terminorganisation und Outlook-Einladungen

Automatisiert

• Wiederkehrende Routineaufgaben werden systemseitig getriggert und protokolliert
• Status-Übergänge und Benachrichtigungen laufen ohne manuellen Eingriff

Sicher und compliance-fest

• Durchgängiges DSGVO-Konzept mit Verschlüsselung sensibler Daten auf Feldebene (AES-256-GCM)
• Revisionssicherer Audit-Trail für jede relevante Aktion
• Gehärtete Authentifizierung mit Brute-Force-Schutz und laufendem Error-Monitoring

Kernmodule im Überblick

• Mandanten- & Mitarbeiterverwaltung mit Freigabe-Workflow für Änderungen (inkl. Verlauf und Wiederherstellung)
• Offene-Posten-Management: automatischer Abgleich von Bankumsätzen mit offenen Rechnungen plus mehrstufiges Mahnwesen mit PDF-Generierung
• Dokumenten-Management mit kategorisierter Ablage und Beleg-Erkennung per OCR
• Terminbuchung mit Verfügbarkeiten und Kalender-Synchronisation
• Interne Zeiterfassung, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
• Lohnbuchhaltungs-Schnittstelle für den Im- und Export von Mitarbeiterstammdaten
• Mehrsprachige Oberfläche (Deutsch und Arabisch inklusive vollständiger RTL-Unterstützung)

Was wir geliefert haben

Von der ersten fachlichen Analyse bis zum laufenden Betrieb haben wir den kompletten Stack verantwortet: Konzept und UX, Frontend- und Backend-Entwicklung, Integration in die bestehende Infrastruktur, sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung im Produktivbetrieb.

Ergebnis

Schnellere Abläufe, weniger manuelle Mehrarbeit zwischen den Standorten und eine zukunftsfähige technische Basis. Das Tagesgeschäft ist gebündelt — Mitarbeitende greifen auf alle benötigten Funktionen in einer Anwendung zu, Kunden haben einen klar abgegrenzten eigenen Bereich, und Compliance ist nicht ein nachträglicher Layer sondern by-design Teil der Architektur.